添乗員の仕事、鉄道編を！
打ち合わせ
書類受け取り
他必要書類一式と共に、団体乗車券(団券)と団体旅客乗車票(団票)を受け取る。
※個別改札(個札)のところもあるが、基本は団券
団券は、1団体につき1枚の発券となっており、全員分の運賃(乗車券)と料金(指定席特急券)の合計金額が記載されており、領収額内訳・座席記載された別紙がホチキス止めで添付されている。
まずは、渡された団券の内容が正しいか(日付・乗車人数・乗車&下車駅)確認する。
あわせて、団票が必要人数分あるか(東海道新幹線の場合は、品川や新横浜で途中下車される方は団票のかわりに途中下車証明書(途中下車証, 団体旅客入出場票))確認する。
座席割作成
次に、別紙に記載されているグループで “枠” が与えられている列車座席割((ex) X 号車03ABC・・～08ABCDE (←X号車の03列ABC+04列から08列のABCDE席)) を基にお客様グループ毎に座席割(シートアサイン)を作成。
新幹線普通車は3人席と2人席なので、基本2人参加のお客様が多くどうしても縦の席になってしまうお客様がいらっしゃる、、
行き縦になった場合は、帰り二人席の横になど考慮するが中には色々仰るかたはおられる。。。
作成したシートアサインを基に、グループ様 毎に当日お渡しする新幹線お座席表を作成。
※最低限往路分を作る。復路分は時間なければあとでも、、
対客電話
全員のお客様への対客電話(全対客)のところもあるが、基本は東京駅以外からご乗車のお客様へ事前に新幹線お座席番号をお伝えする。
※東京駅のお客様は当日の集合場所・時間が決まっているので当日お伝えすればOK
当該グループ代表者様にお電話し、以下お伝え&確認
・ツアー参加の御礼
・往路新幹線のお座席お伝え(ご乗車列車, ご乗車駅, 発車時間, お座席番号)
・新幹線の入場券ご購入いただき、直接お座席へおかけいただく
※交通系IC カードで入ってしまうと出場記録つけるのに時間かかってしまうため
・(必要に応じて)新幹線で何かお召し上がりになりたければ各自調達
・復路降車駅確認
・添乗員連絡先
添乗当日(往路)
事前確認・受付
お客様集合時間の30-45分前から集合場所へスタンバイ
スタンバイ前に、改札にて添乗員である旨 告げ 団券見せて新幹線ホームで番線確認(当該ホームと号車の位置)
お客様いらっしゃったら、お名前確認・ツアーバッジ含めて必要書類お渡しするとともに、復路降車駅確認し再集合時間(新幹線発車の15～20分前)お伝えする。
再集合
皆さま集まられたら、作成しておいた新幹線お座席のご案内の紙 グループ代表者様へ配布
ご乗車列車・下車駅&到着予定時間・添乗員連絡先お伝えするとともに、添乗員が持っている団券で改札入場する必要があるので2列に並んでまとまって移動いただくようお願い
あわせて、降車駅でも団券で改札出場する必要があるので、降車駅ホーム降りたところで2列に並んでお待ちいただくとともに、バス到着したらすぐ出発するので新幹線内でお手洗い各自おすませいただくようご案内
新幹線乗車
旗かかげて団券見せてまとめて改札入場して当該ホームへ
※ホームでは、車掌さんの旗との誤解を与えないようあまり上にあげない！
皆さま乗車されたの確認して添乗員も新幹線へ
各自お席にいらっしゃるか、シートアサイン見ながら確認
途中乗車
途中乗車のお客様ご乗車になる数分前から当該号車の入口にてスタンバイ
お客様お迎えし、おかけになられたら改めてご挨拶
上記同様、必要書類一式と新幹線お座席ご案内の紙お渡しし、同一内容お伝え
新幹線降車
到着7-8分前に、次で降車する旨・改めてホーム降りたところで2列に並んでお待ちいただくようお伝え
新幹線到着したら、添乗員は一番最初に降車し、2列に並んでいただき皆さまいらっしゃるか人数確認して改札へ移動
団券提示して皆さま一緒に出場
ここで、ドライバーさんとミートする場合もあるが、ドライバーさんがバス離れられない場合はバスまで移動しバス乗車
駅に到着してからは、バス添乗の流れとおんなし。
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